Deprecated: Non-static method PEAR::isError() should not be called statically in /var/www/vhosts/FilerWeb05/aeroluchon.fr/httpdocs/php_Aero.2/lib/Config/Configuration.php on line 119 phpScheduleIt - Aide

Aide phpScheduleIt

Enregistrement

L'enregistrement est obligatoire pour utiliser phpScheduleIt. Si l'administrateur a activé l'automatisme chaque utilisateur peut le faire lui même. Sinon, c'est l'administrateur qui crée les comptes. Après enregistrement, vous pourrez vous connecter et avoir accès à toutes les ressources qui vous sont autorisées.

Réserver

Pour réserver, rendez-vous dans le menu "Planning/Réservations".
Il suffit ensuite de cliquer sur le créneau horaire souhaité et la page de réservation s'affiche.
Notez qu'il n'est pas possible de réserver un créneau horaire passé (ce qui est logique !!!) hors administration.

Choisissez :
- La ressource
- Le jour et l'heure de début
- Le jour et l'heure de fin
Ajoutez :
- Un libellé
- Des participants (en option)
- Des invités (en option)

Validez en cliquant sur "Créer"

Erreurs possibles

Il est possible que votre réservation soit refusée.
Vérifiez donc :
- Que vous ayez le droit de reserver la ressource
- Que le créneau horaire soit cohérent (heure de début avant l'heure de fin par exemple)
- Qu'elle ne soit pas bloquée pour tout autre raison.
En tout état de cause, contactez l'administrateur qui devrait, soit résoudre votre souci, soit vous en donner la raison.

Ressources Multiples

Vous pouvez réserver toutes les ressources qui vous sont autorisées en une seule réservation. Pour ajouter plus de ressources à votre réservation, cliquez sur "(+ de Resources)" , à droite de la première ressource affichée. Vous pourrez ensuite ajouter des ressources en les sélectionnant puis en cliquant sur le bouton "Valider".

Pour ôter des ressources supplémentaires à la réservation, cliquez sur "(+ de Resources)", déselectionnez la/les ressource(s) concernée(s) puis validez.

Les ressources supplémentaires obéissent aux même rêgles que la première.Par exemple, cela veut dire que si vous essayez de créer une réservation de 2 heures avec
- La Ressource 1 qui a un maximum de 3 heures
et
- La Ressource 2 qui a un maximum de 1 heure
Votre réservation sera refusée.

En survolant le nom de la réservation, les informations sur la ressource s'affichent.

Dates récurrentes

Vous pouvez configurer votre réservation pour qu'elle se reproduise régulièrement. Notez que cet evenement se répetera aussi le jour de la date fixée dans "jusqu'au XX/XX/XXXX".

Cette option offre de nombreux possibilités.
Par exemple :
- Une "Répétition">"Journalière">Tous les "2 jours" --> créera des réservations régulières espacées de deux jours.
- Une "Répétition">"Hebdomadaire">Tous les "2 semaines" fixée au Jeudi --> créera une réservation le jeudi toute les 2 semaines.
- Une "Répétition" > "Mensuelle">Tous le "2 mois"Jour du mois --> répetera votre résa tous les 2 mois, les 3 du mois, si on est le 3.
- Une "Répétition" > "Mensuelle">Tous le "2 mois">Jour de la semaine --> répetera votre résa tous les 2 mois les premiers samedi du mois, si on est le premier samedi du mois.

Participants et invités

Vous pouvez ajouter des participants et/ou des invités lors d'une réservation. Les participants seront rajoutés à la réservation et recevront un mail de confirmation. Les invités devront, en plus, accepter l'invitation qui leur sera notifiée par email. S'ils confirment leur accord, ils deviennent des participants, s'il refusent, ils sont effacés de la liste des invités.

Le nombre total de participants est limité par la capacité de la ressource.

Accessoires

Les accessoires sont les objets utilisés durant la réservation (Vidéo-Projecteurs, Chaises ....). Vous pouvez en ajouter en cliquant sur "(Ajouter)" (à droite d'"Accessoires"). La quantité dont vous pourrez disposer sera fonction de ce qui est diponible (l'existant moins ce qui est déjà réservé).

Réserver pour d'autres

Les administrateurs de l'Application et des Groupes peuvent réserver au nom d'autres utilisateurs en utilisant "(Modifier)" à droite du nom d'utilisateur dans la réservation.

Les administrateurs de l'Application et des Groupes peuvent aussi modifier et effacer les réservations des autres.

Mettre à jour une Réservation

Vous pouvez mettre à jour une réservation que vous avez créé ou que l'on a créé en votre nom.

Mettre à jour toutes les instances d'une série

Si une réservation est réglée pour se répéter, une série est crée.
Chaque réservation de cette série est une instance.
Si vous modifiez votre réservation, il vous sera demandé quelles instances de la série sont concernées par cette modification. Vous pouvez soit choisir :
- De ne faire cette modification que pour la réservation que vous avez devant vous -> "Cette Instance seule"
- De l'appliquer à toutes les instances de la série qui ne sont pas encore passées -> "Toutes les Instances"
- De l'appliquer aux "Futures Instances" (celle que vous avez devant les yeux plus celles d'après).

Seuls les administrateurs de l'application peuvent mettre à jour des réservations passées.

Effacer une Réservation

Effacer une réservation l'enlève définitivement du planning.

Effacer des Instances spécifiques d'une série

La démarche est la même que pour la mise à jour, vous choisissez quelle instance vous voulez effacer à l'effacement d'une dans la série.

Seuls les administrateurs de l'application peuvent effacer des réservations passées.

Ajouter une Réservation à Outlook ®, Ical, ...

A la consultation ou à la mise à jour d'une réservation, vous verrez un bouton "Ajouter à Outlook". Si Outlook est installé sur votre ordi, il vous sera demandé si vous voulez l'ajouter, sinon vous pourrez télécharger le fichier ".ics".C'est un format standard de calendrier, utilisable dans toutes les applications qui supportent le format "iCalendar".

-------------------------------------------------------------

Inscription aux Calendriers

Des calendriers peuvent être publiés pour les plannings, les ressources et les utilisateurs. Il faut, pour cela, que l'administrateur ai déterminé une clé d'inscription dans le fichier de configuration. Pour activer les inscriptions aux calendriers, aux plannings, et Ressources, il suffit de cliquer sur le lien concerné lors de la gestion du planning ou de la ressource. Pour un calendrier personnel allez dans "Planning/Mon Calendrier" et cliquez sur "Permettre les inscriptions au Calendrier".

Pour s'inscrire a un calendrier de planning : ouvrez "Plannings/Calendrier des Ressources" et choissisez le planning désiré. A droite, vous trouverez un lien pour vous inscrire. La démarche est la même pour une ressource. Pour vous inscrire à votre propre calendrier allez sur "Planning/Mon Calendrier" et inscrivez vous en utilisant le lien disponible.

Logiciels Clients (Outlook®, iCal, Mozilla Lightning, Evolution)

Dans la plupart des cas le lien d'inscription ouvrira votre logiciel client et mettra tout automatiquement en place. Pour Outlook, si cela ne fonctionne pas, ajouter manuellement un calendrier dans le logiciel en copiant l'URL fournie lors de l'inscription au calendrier de phpScheduleIt.

Agenda Google®

Cliquez sur la flèche d' "Autres agendas" puis sur "Ajouter par URL". Copiez l'URL fournie lors de l'inscription dans phpScheduleIt.

-------------------------------------------------------------

Quotas

Les Administrateurs peuvent configurer des rêgles de quotas basées sur différents critères. si votre réservation va à l'encontre de ces rêgles, vous serez prévenu, et celle-ci sera refusée.